Akuisisi Perangkat Lunak

Akuisisi berasal dari sebuah kata dalam bahasa Inggris acquisition yang berarti pengambilalihan. Alasan suatu organisasi dalam memperoleh perangkat lunak adalah untuk mendukung satu atau lebih proses bisnis secara efektif dan efisien. Sebelum membeli perangkat lunak persyaratan proses harus sudah diidentifikasi. Begitu tujuan bisnis telah diidentifikasi  solusi yang dicari, maka proses untuk memperoleh perangkat lunak dapat dimulai.

Proses Akuisisi Perangkat Lunak

Proses akuisisi perangkat lunak harus mencakup identifikasi dan analisis solusi alternatif dimana masing-masing dibandingkan dengan persyaratan bisnis yang ditetapkan. Secara umum, proses akuisisi terdiri dari:

• Mendefinisikan informasi dan persyaratan sistem
•  Mengidentifikasi berbagai alternatif
• Melakukan analisis kelayakan
• Melakukan analisis risiko
• Mendefinisikan persyaratan ergonomis
• Melakukan proses seleksi
• Pengadaan perangkat lunak yang dipilih
• Mengisi akhir penerimaan

Mendefinisikan Persyaratan Sistem dan Informasi

Persyaratan sistem menggambarkan kebutuhan atau tujuan sistem. Ini termasuk mendefinisikan informasi yang diberikan kepada sistem untuk diproses, informasi yang akan diproses dalam sistem, dan informasi yang diharapkan dari system. Masing-masing harus didefinisikan dengan jelas sehingga kesenjangan persyaratan dan harapan di kemudian hari dapat dihindari. Informasi dan persyaratan sistem dapat di dapat melalui :

·         Wawancara

·         Melihat persyaratan dari sistem yang ada

·         Mengidentifikasi karakteristik dari sistem terkait

·         Menemukannya dari prototipe atau sistem pilot

Prototipe dan Rapid Application Development (RAD).

Prototipe dapat memfasilitasi interaksi antara pengguna, analis sistem, dan auditor. Keuntungan dari prototyping meliputi:

• Model dapat dilihat dan dianalisis sebelum komitmen pendanaan besar untuk sistem.
• Persetujuan pengguna dan kepuasan akhir ditingkatkan karena peningkatan partisipasi dalam desain proyek.
• Biaya modifikasi sistem berkurang karena pengguna dan perancang dapat meramalkan masalah lebih awal dan mampu menanggapi lingkungan bisnis pengguna yang berubah dengan cepat.
• Prototipe yang belum sempurna dapat dirancang ulang dan ditingkatkan berkali-kali sebelum bentuk akhir diterima.
• Prototipe berfungsi sebagai panduan karena banyak sistem dirancang "dari awal" dan tidak ada sistem saat ini yang berfungsi sebagai panduan.

Dokumen Persyaratan

Dokumen persyaratan dimaksudkan untuk mencatat persyaratan dan harapan sistem. Dokumen persyaratan secara umum, memberikan informasi berikut:

• Pengguna sistem yang dituju.
• Ruang lingkup dan tujuan sistem.
• Pernyataan masalah yang perlu dipecahkan oleh sistem.
• Sasaran dan sasaran sistem.
• Analisis kelayakan.
• Asumsi lain yang dibuat mengenai system.
• Fungsi sistem yang diharapkan akan disediakan.
• Atribut system.
• Konteks atau lingkungan di mana sistem diharapkan beroperasi.

Mengidentifikasi Berbagai Alternatif

Ada banyak pilihan dalam pengadaan solusi perangkat lunak, yang mencakup kombinasi dari yang berikut:

• Solusi Off-the-Shelf. Pembelian produk yang tersedia secara komersial.
• Paket yang Dibeli. Vendor mengembangkan sistem paket untuk distribusi luas yang memenuhi masalah bisnis umum.
• Pengembangan Kontrak. Pengembangan yang dikontrak mensyaratkan bahwa organisasi mengadakan personil untuk mengembangkan sistem baru atau menyesuaikan sistem yang ada dengan spesifikasi perusahaan.
• Mengalihdayakan Sistem dari Organisasi Lain. Banyak perusahaan memilih untuk melakukan outsourcing fungsi sistem dari organisasi lain. Outsourcing memungkinkan perusahaan untuk secara efektif tetap fokus pada kompetensi inti mereka dan dengan cepat menanggapi kebutuhan bisnis serta memanfaatkan keahlian dari organisasi lain.

Melakukan Analisis Kelayakan

Suatu analisis kelayakan mendefinisikan kendala atau batasan untuk setiap alternatif dari perspektif teknis maupun bisnis. Analisis kelayakan meliputi kategori berikut:

• Ekonomi
• Teknis
• Operasional
• Jadwal
• Hukum atau Kontrak
• Politik

Melakukan Analisis Risiko

Analisis risiko yaitu meninjau keamanan sistem yang diusulkan. Ini mencakup analisis ancaman keamanan, potensi kerentanan dan dampak, serta kelayakan kontrol lain yang dapat digunakan untuk mengurangi atau menghilangkan risiko yang diidentifikasi. Kontrol mencakup metode sistematis atau otomatis serta jejak audit. Resiko, sebagaimana dibahas dalam bab-bab lain, mempengaruhi tujuan kontrol di bidang kerahasiaan dan privasi informasi, integritas dan keakuratan data, ketepatan waktu informasi untuk pengambilan keputusan, kemampuan mengakses sistem, serta organisasi staf dan pengetahuan yang dibutuhkan untuk mendukung sistem.

Mendefinisikan Persyaratan Ergonomis

Ergonomi adalah untuk menyediakan lingkungan kerja yang aman dan efisien bagi karyawan. Cedera gerakan berulang dan kelelahan mata adalah dua pertimbangan ergonomis yang paling umum dalam sistem yang berhubungan dengan komputer. Manajemen risiko atau departemen keselamatan kerja perusahaan dapat memberikan panduan untuk persyaratan ergonomis.

Melaksanakan Proses Pemilihan

Proses seleksi termasuk mengidentifikasi kecocokan terbaik antara alternatif yang tersedia dan persyaratan yang diidentifikasi. Proses seleksi terdiri dari mengumpulkan proposal dari penyedia yang berminat, mengevaluasi proposal dalam hal persyaratan yang diidentifikasi, dan memilih alternatif terbaik yang tersedia. Proses pemilihan harus terstruktur untuk memastikan bahwa proses akan diselesaikan dengan tekun dan tepat waktu. Jika dilakukan dengan benar, proses pemilihan mempromosikan pembelian untuk solusi yang dipilih. Ada berbagai cara untuk meminta tanggapan dari penyedia untuk kebutuhan organisasi. Metode paling standar meliputi:

• Permintaan Informasi (RFI)
• Permintaan Tawaran (RFB)
• Permintaan Proposal (RFP)

Untuk berpartisipasi dalam proses akuisisi perangkat lunak atau meninjaunya setelah pelaksanaan, auditor harus mengevaluasi proses dan bukti terkait hal-hal berikut:

• Penyelarasan dengan bisnis perusahaan dan strategi TI
• Definisi persyaratan informasi
• Studi kelayakan (biaya, manfaat, dll. .)
•  Identifikasi persyaratan fungsionalitas, operasional, penerimaan, dan pemeliharaan
• Kesesuaian dengan informasi dan arsitektur sistem yang ada
• Kepatuhan terhadap persyaratan keamanan dan kontrol
• Pengetahuan tentang solusi yang tersedia
• Pemahaman tentang akuisisi terkait dan metodologi implementasi
• Keterlibatan dan pembelian dari pengguna
• Persyaratan dan kelayakan pemasok